怎樣整理管控公司的檔案

　　檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。

　　小到公司的文件檔案，大到人事檔案，上至國家，下至單位，每個環節都需要檔案管理。

　　其主要目的就是管理好相關的信息，以備查詢和驗證。

　　因此，檔案管理是非常重要的。

　　檔案管理不簡單，4個步驟要牢記：整理，管控，節約和處罰

　　怎樣整理管控公司的檔案？

　　主要分為如下幾個步驟，可以作為參考（各個公司的檔案管理大同小異）：

　　1-整理辦法：

　　整理根據分類和成立時間整理。

　　分類根據要求的分類方法分類

　　立卷區分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期。

　　2-過程控制管理：

　　屬于公司保管的檔案：公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時文件的預立卷工作，并在事件結束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交辦公室保管，任何人不得據為己有。

　　屬部門保管的檔案：在每季頭一個月十日前匯編成冊上報辦公室，各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交辦公室。

　　辦公室根據各部門和各部門上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，來監督各部門及各部門檔案的管理工作。

　　檔案管理不簡單，4個步驟要牢記：整理，管控，節約和處罰

　　3-借閱管理：

　　因公司需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經辦公室核準后，方可帶出，用畢即歸還。

　　閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

　　4-處罰管理：

　　有下列行為之一，據情節輕重，給予的扣薪處理，若構成犯罪依法追究刑事責任：

　　1.毀損、丟失或擅自銷毀企業檔案

　　2.擅自向外界提供、抄摘企業檔案

　　3.涂改、偽造檔案

　　4.未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者

　　5.未按手續就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）

　　檔案管理不簡單，4個步驟要牢記：整理，管控，節約和處罰

　　因此，看起來檔案管理很輕松，但是如果按照細則管理的話也是需要耐心，細致的，你學會了嗎？